Nuo komercinio pasiūlymo iki gamybos be nė vieno papildomo suvedimo

 Daugelyje gamybos įmonių kelias nuo patvirtinto komercinio pasiūlymo iki realaus gamybos starto vis dar atrodo taip:

1. Pardavėjas paruošia pasiūlymą klientui (PDF, Word, Excel).

2. Klientas patvirtina užsakymą el. paštu ar pasirašydamas sutartį.

3. Administratorius ar vadybininkas iš naujo suveda duomenis į užsakymo formą.

4. Gamybos planuotojas tuos pačius duomenis iš el. laiškų / Excel perkelia į planavimo lenteles.

5. Sandėlis dar kartą persirašo kiekius ir terminus medžiagų užsakymams.

Tie patys kiekiai, tie patys terminai, tas pats gaminio aprašymas keliauja per kelias rankas ir sistemas.
Kiekvieną kartą juos kas nors perrašo iš naujo.

Šiame straipsnyje parodysiu, kodėl tai brangu ir rizikinga, ir kaip šį kelią galima sutrumpinti iki vieno žingsnio – kai pasiūlymo duomenys automatiškai tampa gamybos duomenimis.

---

Tipinė problema: duomenys „keliauja“, o ne dirba

Jei paklaustumėte savo komandos:

„Kiek kartų mes perrašome tuos pačius duomenis nuo pasiūlymo iki gamybos?“

Dažniausiai paaiškėja, kad:

• vienas žmogus suveda informaciją pasiūlymui,

• kitas – užsakymui,

• trečias – planavimui,

• ketvirtas – medžiagoms.

Kiekvienas jų:

• praleidžia tam laiką,

• gali kažką praleisti ar klaidingai interpretuoti,

• turi savo Excel’į ar lentelę, kur dalis informacijos „nusėda“.

Pasekmės:

• klaidos kiekiuose ar terminuose,

• neteisingai suprastos kliento sąlygos,

• vėluojantys arba netikslūs gamybos planai,

• užsakymai medžiagoms „ant karštųjų“,

• papildomas stresas ir „gaisrų gesinimas“.

Visa tai nėra „blogų žmonių“ problema. Tai – procesų ir sistemų problema.

---

Kiek kainuoja dvigubas duomenų suvedimas?

Pabandykime suskaičiuoti.

Tarkime, kad:

• kiekvieną kartą perrašant duomenis nuo pasiūlymo iki gamybos sugaištama 15–30 minučių įvairių žmonių darbo,

• per mėnesį turite 100–200 užsakymų.

Tai reiškia, kad vien duomenų „stumdymui“ galite išleisti dešimtis valandų per mėnesį.
Ir tai – tik tiesioginis laikas, neskaičiuojant:

• klaidų taisymo,

• papildomo bendravimo tarp skyrių,

• vėluojančių užsakymų kainos.

Klausimas paprastas:
ar tikrai verta apmokėti žmonių laiką už darbą, kurį gali padaryti sistema?

---

AIVA filosofija: duomenis suvedame vieną kartą

AIVA kuriame remdamiesi labai paprasta idėja:

Duomenis suvedame vieną kartą – komercinio pasiūlymo ruošimo metu.
Kai klientas patvirtina pasiūlymą, sistema automatiškai paruošia visus reikalingus duomenis gamybai.

Tai reiškia, kad jau pasiūlymo skaičiavimo metu AIVA naudoja realią gamybos logiką:

• gaminio struktūrą ir technologiją,

• operacijas ir normatyvus,

• medžiagų poreikį,

• planavimo taisykles.

Kai klientas pasako „taip“, jums nebereikia nieko perrašinėti.
Sistema pati:

• sukuria gamybos užsakymą,

• suformuoja duomenis gamybos planavimui,

• paskaičiuoja ir rezervuoja medžiagų poreikį,

• sugeneruoja užduotis gamybos cechui ir jų apskaitos struktūrą.

---

Kaip atrodo procesas žingsnis po žingsnio?

1. Pardavėjas ruošia pasiūlymą AIVA sistemoje.
   Jis pasirenka arba aprašo gaminį, parenka variantus, įveda kliento sąlygas ir terminą.
   Sistema iškart paskaičiuoja kainą pagal technologijas, normatyvus ir medžiagas.

2. Klientas patvirtina pasiūlymą.
   Tai gali būti el. laiškas, užsakymo patvirtinimas ar pasirašyta sutartis – kaip tai organizuota jūsų įmonėje.

3. Vienu mygtuku pasiūlymas paverčiamas gamybos užsakymu.
   AIVA automatiškai perkelia visus reikalingus duomenis:

   • užsakymo informaciją (klientas, terminas, kiekiai),

   • gaminio struktūrą ir operacijas,

   • suplanuotą darbo trukmę ir apkrovas,

   • medžiagų poreikį.

4. Gamybos planuotojas mato naują užsakymą plane.
   Jis gali peržiūrėti ir koreguoti prioritetus, paskirstyti darbus pagal įrengimus, pamainas ir t. t.

5. Sandėlis ir tiekimas gauna aiškų medžiagų poreikį.
   Sistema rodo, kokių medžiagų ir kada reikės, kiek jų turite sandėlyje, kiek reikia užsakyti.

6. Gamybos cechas gauna užduotis.
   Darbuotojai ar operatoriai mato savo užduotis, nukirtimo / surinkimo / kitų operacijų eiliškumą, gali fiksuoti atliktą darbą.

Ir visa tai – iš tų pačių duomenų, kurie buvo panaudoti kainai paskaičiuoti ir komerciniam pasiūlymui parengti.

---

Nauda skirtingiems įmonės žmonėms

Vadovui:

• aiški, vientisa užsakymo „istorija“ – nuo pasiūlymo iki pagaminto produkto,

• mažiau „žmogiškų“ klaidų ir informacijos praradimo,

• greitesnis kelias nuo užsakymo patvirtinimo iki gamybos starto.

Pardavėjui:

• vieną kartą suvedęs duomenis, jis ne tik paruošia dokumentą klientui, bet ir paleidžia visą procesą įmonei,

• nereikia vėliau pildyti papildomų formų gamybai ar sandėliui,

• daugiau laiko ir energijos lieka darbui su klientais, o ne su failais.

Gamybos vadovui:

• plane iškart mato naują užsakymą su visomis detalėmis,

• mažiau netikslumų dėl kiekių, terminų, gaminio versijų,

• paprastesnis pajėgumų ir medžiagų planavimas, nes duomenys – struktūruoti ir pilni.

Sandėliui / tiekimui:

• aiškūs medžiagų poreikiai ir terminai,

• mažiau skubių, neplanuotų užsakymų,

• geresnė atsargų kontrolė.

Žemiau paveikslylyje parodyti AIVA automatizuojami procesai ir jų tarpusavio ryšiai. Duomenis keliauja automatiškai iš vieno proceso į kita ir ne tik iš komercijos į gamybą

---

Nuo ko pradėti?

Tam, kad galėtumėte naudoti tokį procesą, nebūtina iš karto „apversti“ visos įmonės darbo.

Dažnai pradedame nuo:

1. Vienos gaminių grupės ar vieno cecho,

2. Standartizuotų pasiūlymų tam tikrai produktų linijai,

3. Pradinio sujungimo: pasiūlymas → gamybos užsakymas → paprastesnis planas.

Kai pamatote, kad tai veikia ir taupo laiką, sprendimus ir nervus – logiška žengti kitus žingsnius.

---

Norite pamatyti, kaip tai galėtų veikti jūsų įmonėje?

Jei atpažinote savo situaciją ir norite:

• sumažinti dvigubą duomenų suvedimą,

• greičiau paleisti gamybą po užsakymo patvirtinimo,

• ir turėti vieną duomenų šaltinį nuo pasiūlymo iki gamybos,

galime surengti trumpą nuotolinį pokalbį / demonstraciją.

Parašykite mums  el. laišką ir susitarsime jums patogų laiką.

Gamybos valdymo automatizavimo sprendimai ir nauda

Daugelyje įmonių gamybos valdymo funkcijos mažai automatizuotos,-dažniausiai užsakymų priėmimui ir gamybos planavimui  naudojama Excel programa, o buhalterinės  programos pagalba vykdomas medžiagų nurašymas standartiniams gaminiams ir gaminių apskaita. Tokios IT priemonės gamybos valdymui mažai padeda, kadangi sudėtinga suplanuoti ir perplanuoti užsakymų vykdymą, daug darbo reikalauja gamybos duomenų daugkartinis perrašymas, dėl to gaištamas laikas, atsiranda duomenų perrašymo klaidos kas iššaukia klaidas gamyboje, neefektyviai išnaudojami įrengimai ir darbo resursai, ne laiku užsakomos medžiagos arba laikomos per didelės jų atsargos.

Ypač šios problemos aktualios nestandartinių gaminių gamyboje.  Tokių gaminių gamybą skiriasi kiekvienam klientų užsakymui, todėl kiekvienam užsakymui turi būti skirtingai parenkamos ir paskaičiuojamos medžiagos bei gaminių komplektacija, pasirenkamos bei įvertinamos gamybinių operacijų trukmės. Tai labai apsunkina gamybos planavimą, negalima pasinaudoti iš anksto aprašytomis gaminio technologinėmis kortelėmis, - jos turi būti sukuriamos dinamiškai, kas reikalauja nemažai darbo sąnaudų.

Šių bėdų galima išvengti įdiegus gamybos procesų valdymo sistemą, kurios pavyzdžiu gali būti lietuviška programa AIVA 9001 https://aiva.lt/cat/Gamybai/lt

Tokios sistemos pagalba automatizuojami šie gamybos valdymo procesai:

• Gamybos planavimas,-programa iš klientų ir vidinių įmonės  užsakymų  paskaičiuoja ir sudaro gamybos Ganto kalendorinį planą gamybinių operacijų, staklių apkrovimo ir medžiagų tiekimo pjūviais, bei parodo kaip vykdomas gamybos planas;
• Užsakymų valdymas,- programa suformuoja gamybos užsakymų sąrašą, patikrina ar yra sandėliuose  visos reikalingos medžiagos, išskaido sudėtingų gaminių užsakymus į dalinius užsakymus  gaminio dalių, mazgų gamybai, bei viso gaminio surinkimui ir kt.
• Užsakomų gaminių, kurie gaminami perdirbant žaliavas  gamybos valdymas,- programa pati suformuoja paskyras su medžiagų poreikių užsakymo įvykdymui  perkėlimui iš sandėlių į gamybą, suformuoja paskyras užsakymo gamybinių vykdymui, kurias skenuojant  užregistruoja operacijų atlikimo laikus bei automatiškai užpajamuoja ruošinius ir gaminius , nurašo medžiagas, vykdo medžiagų, gaminių, gamybinių operacijų  apskaitą;
• Komplektuojamų gaminių gamybos valdymas,- programa išskaido užsakytus gaminius į sudedamąsias dalis,- mazgus, detales ir suformuoja iš jų gamybinius užsakymus šių sudedamųjų dalių gamybai, kiekvienai sudedamajai daliai ir visam gaminiui suformuoja paskyras medžiagų, detalių ir mazgų perkėlimui iš sandėlių į gamybą, suformuoja paskyras su brūkšniniais kodais sudedamųjų dalių gamybinėms  operacijoms su jų vykdymo laikų įvertinamais, paskyros skenavimo metu užregistruoja kada pradėta ir baigta kiekviena gamybinė operacija, paskaičiuoja jos faktinę trukmę, užregistruoja kas atliko operacija, automatiškai užpajamuoja ruošinius , pagamintas sudedamąsias dalis ir visą gaminį, bei automatiškai nurašo medžiagas detalėms, detales, medžiagas  ir pomazgius mazgams, bei detales medžiagas ir mazgus gaminiams, vykdo jų sandėlio bei buhalterinę apskaitą
• Gaminių remonto valdymas  programa suformuoja paskyras su brūkšniniais kodais remonto gamybinių operacijų vykdymui, registruoja skenuojant jų įvykdymą, automatiškai nurašo  remontuojama gaminį ir užpajamuoja atremontuotą, vykdo gaminių, operacijų apskaitą.

Žemiau parodyta supaprastinta automatizuotos gamybos procesų valdymo sistemos funkcionavimo schema .

Paprastai gamybos procesų valdymo sistema yra įmonės verslo valdymo sistemos (VVS) dalis, kurioje gamybos valdymo posistemė tampriai sąveikauja su kitomis VVS dalimis,- užsakymai gamybai gaunami iš VVS klientų valdymo posistemės (CRM), užsakymai trūkstamoms  medžiagoms perduodami į tiekimo valdymo posistemę, duomenys apie darbininkų atliktas operacijas perduodami į atlyginimų paskaičiavimo posistemę, duomenys apie  panaudotų medžiagų, užpajamuotų gaminių kainas perduodami į buhalterinės apskaitos posistemę.

Nors daugelis VVS kūrėjų deklaruoja, kad jų VVS sudėtyje yra  gamybos valdymo posistemė, tačiau tik nedaugelis iš jų turi išvystytą gamybos procesų valdymo sistemą, pritaikytą ne tik serijinei gamybai, bet ir nestandartinių gaminių gamybai.  Tokių VVS pavyzdžiais gali būti gerai žinomos užsienio VVS: SAP, AXAPTA, QAD, ORACLE ir kt. , lietuviška VVS- AIVA 9001.  

Kokia ekonominę naudą gali duoti įmonei automatizuotos  gamybos procesų valdymo sistemos įdiegimas: 

1. Geriau planuojami ir panaudojami įmonės resursai: medžiagos- mažiau reikia atsargų ir darbo jėgos - mažiau prastovų, todėl mažiau reikia finansinių resursų medžiagų pirkimui ir darbininkų darbo užmokesčiui.
2. Kadangi gamybos valdymo operacijos sutapatintos su apskaitos operacijomis, gamybos apskaitai tampa nereikalingi apskaitos darbuotojai, padidėja darbo našumas, mažesnės išlaidos darbo užmokesčiui.
3. Kadangi visos valdymo operacijos vykdomos automatiškai, be naujų duomenų įvedimo, todėl užsakymai vykdomi greičiau ir be klaidų  kurios atsiranda perrašant informaciją rankiniu būdu.
4. Taupomas laikas valdymui užsakomų pagal klientų pageidavimus gaminių gamyboje, kadangi programa automatiškai parenka ir apskaito visas reikalingas užsakymo vykdymui komplektuojančias dalis ir medžiagas bei gamybines operacijas.
5. Gamybos procesų automatizavimas duoda nauda ir kituose įmonės valdymo srityse,-komercijos skyrius realume laike gali kontroliuoti kaip vykdomi jų užsakymai, todėl gali geriau aptarnauti klientus, tiekimo skyriui automatiškai suformuojami medžiagų užsakymai su nurodytomis tiekimo datomis, todėl sumažėja darbo sąnaudos tiekimui, finansų skyrius realiame laike gali sekti išlaidas ir matyti pelną, personalo skyriui nebereikia įvedinėti duomenų darbininkų darbo užmokesčiui paskaičiuoti nuo atliktų gamybinių operacijų, sandėliui sumažėja darbo medžiagų išdavimo valdymui ir gaminių pajamavimui.robert@aiva.lt