Nuo komercinio pasiūlymo iki gamybos be nė vieno papildomo suvedimo

 Daugelyje gamybos įmonių kelias nuo patvirtinto komercinio pasiūlymo iki realaus gamybos starto vis dar atrodo taip:

1. Pardavėjas paruošia pasiūlymą klientui (PDF, Word, Excel).

2. Klientas patvirtina užsakymą el. paštu ar pasirašydamas sutartį.

3. Administratorius ar vadybininkas iš naujo suveda duomenis į užsakymo formą.

4. Gamybos planuotojas tuos pačius duomenis iš el. laiškų / Excel perkelia į planavimo lenteles.

5. Sandėlis dar kartą persirašo kiekius ir terminus medžiagų užsakymams.

Tie patys kiekiai, tie patys terminai, tas pats gaminio aprašymas keliauja per kelias rankas ir sistemas.
Kiekvieną kartą juos kas nors perrašo iš naujo.

Šiame straipsnyje parodysiu, kodėl tai brangu ir rizikinga, ir kaip šį kelią galima sutrumpinti iki vieno žingsnio – kai pasiūlymo duomenys automatiškai tampa gamybos duomenimis.

---

Tipinė problema: duomenys „keliauja“, o ne dirba

Jei paklaustumėte savo komandos:

„Kiek kartų mes perrašome tuos pačius duomenis nuo pasiūlymo iki gamybos?“

Dažniausiai paaiškėja, kad:

• vienas žmogus suveda informaciją pasiūlymui,

• kitas – užsakymui,

• trečias – planavimui,

• ketvirtas – medžiagoms.

Kiekvienas jų:

• praleidžia tam laiką,

• gali kažką praleisti ar klaidingai interpretuoti,

• turi savo Excel’į ar lentelę, kur dalis informacijos „nusėda“.

Pasekmės:

• klaidos kiekiuose ar terminuose,

• neteisingai suprastos kliento sąlygos,

• vėluojantys arba netikslūs gamybos planai,

• užsakymai medžiagoms „ant karštųjų“,

• papildomas stresas ir „gaisrų gesinimas“.

Visa tai nėra „blogų žmonių“ problema. Tai – procesų ir sistemų problema.

---

Kiek kainuoja dvigubas duomenų suvedimas?

Pabandykime suskaičiuoti.

Tarkime, kad:

• kiekvieną kartą perrašant duomenis nuo pasiūlymo iki gamybos sugaištama 15–30 minučių įvairių žmonių darbo,

• per mėnesį turite 100–200 užsakymų.

Tai reiškia, kad vien duomenų „stumdymui“ galite išleisti dešimtis valandų per mėnesį.
Ir tai – tik tiesioginis laikas, neskaičiuojant:

• klaidų taisymo,

• papildomo bendravimo tarp skyrių,

• vėluojančių užsakymų kainos.

Klausimas paprastas:
ar tikrai verta apmokėti žmonių laiką už darbą, kurį gali padaryti sistema?

---

AIVA filosofija: duomenis suvedame vieną kartą

AIVA kuriame remdamiesi labai paprasta idėja:

Duomenis suvedame vieną kartą – komercinio pasiūlymo ruošimo metu.
Kai klientas patvirtina pasiūlymą, sistema automatiškai paruošia visus reikalingus duomenis gamybai.

Tai reiškia, kad jau pasiūlymo skaičiavimo metu AIVA naudoja realią gamybos logiką:

• gaminio struktūrą ir technologiją,

• operacijas ir normatyvus,

• medžiagų poreikį,

• planavimo taisykles.

Kai klientas pasako „taip“, jums nebereikia nieko perrašinėti.
Sistema pati:

• sukuria gamybos užsakymą,

• suformuoja duomenis gamybos planavimui,

• paskaičiuoja ir rezervuoja medžiagų poreikį,

• sugeneruoja užduotis gamybos cechui ir jų apskaitos struktūrą.

---

Kaip atrodo procesas žingsnis po žingsnio?

1. Pardavėjas ruošia pasiūlymą AIVA sistemoje.
   Jis pasirenka arba aprašo gaminį, parenka variantus, įveda kliento sąlygas ir terminą.
   Sistema iškart paskaičiuoja kainą pagal technologijas, normatyvus ir medžiagas.

2. Klientas patvirtina pasiūlymą.
   Tai gali būti el. laiškas, užsakymo patvirtinimas ar pasirašyta sutartis – kaip tai organizuota jūsų įmonėje.

3. Vienu mygtuku pasiūlymas paverčiamas gamybos užsakymu.
   AIVA automatiškai perkelia visus reikalingus duomenis:

   • užsakymo informaciją (klientas, terminas, kiekiai),

   • gaminio struktūrą ir operacijas,

   • suplanuotą darbo trukmę ir apkrovas,

   • medžiagų poreikį.

4. Gamybos planuotojas mato naują užsakymą plane.
   Jis gali peržiūrėti ir koreguoti prioritetus, paskirstyti darbus pagal įrengimus, pamainas ir t. t.

5. Sandėlis ir tiekimas gauna aiškų medžiagų poreikį.
   Sistema rodo, kokių medžiagų ir kada reikės, kiek jų turite sandėlyje, kiek reikia užsakyti.

6. Gamybos cechas gauna užduotis.
   Darbuotojai ar operatoriai mato savo užduotis, nukirtimo / surinkimo / kitų operacijų eiliškumą, gali fiksuoti atliktą darbą.

Ir visa tai – iš tų pačių duomenų, kurie buvo panaudoti kainai paskaičiuoti ir komerciniam pasiūlymui parengti.

---

Nauda skirtingiems įmonės žmonėms

Vadovui:

• aiški, vientisa užsakymo „istorija“ – nuo pasiūlymo iki pagaminto produkto,

• mažiau „žmogiškų“ klaidų ir informacijos praradimo,

• greitesnis kelias nuo užsakymo patvirtinimo iki gamybos starto.

Pardavėjui:

• vieną kartą suvedęs duomenis, jis ne tik paruošia dokumentą klientui, bet ir paleidžia visą procesą įmonei,

• nereikia vėliau pildyti papildomų formų gamybai ar sandėliui,

• daugiau laiko ir energijos lieka darbui su klientais, o ne su failais.

Gamybos vadovui:

• plane iškart mato naują užsakymą su visomis detalėmis,

• mažiau netikslumų dėl kiekių, terminų, gaminio versijų,

• paprastesnis pajėgumų ir medžiagų planavimas, nes duomenys – struktūruoti ir pilni.

Sandėliui / tiekimui:

• aiškūs medžiagų poreikiai ir terminai,

• mažiau skubių, neplanuotų užsakymų,

• geresnė atsargų kontrolė.

Žemiau paveikslylyje parodyti AIVA automatizuojami procesai ir jų tarpusavio ryšiai. Duomenis keliauja automatiškai iš vieno proceso į kita ir ne tik iš komercijos į gamybą

---

Nuo ko pradėti?

Tam, kad galėtumėte naudoti tokį procesą, nebūtina iš karto „apversti“ visos įmonės darbo.

Dažnai pradedame nuo:

1. Vienos gaminių grupės ar vieno cecho,

2. Standartizuotų pasiūlymų tam tikrai produktų linijai,

3. Pradinio sujungimo: pasiūlymas → gamybos užsakymas → paprastesnis planas.

Kai pamatote, kad tai veikia ir taupo laiką, sprendimus ir nervus – logiška žengti kitus žingsnius.

---

Norite pamatyti, kaip tai galėtų veikti jūsų įmonėje?

Jei atpažinote savo situaciją ir norite:

• sumažinti dvigubą duomenų suvedimą,

• greičiau paleisti gamybą po užsakymo patvirtinimo,

• ir turėti vieną duomenų šaltinį nuo pasiūlymo iki gamybos,

galime surengti trumpą nuotolinį pokalbį / demonstraciją.

Parašykite mums  el. laišką ir susitarsime jums patogų laiką.