Gamybos planavimo nestandartinėje gamyboje problemos ir sprendimai

 

 

 Straipsnyje panagrinėsime nestandartinės gamybos planavimo problemas, pristatysime mūsų sukurtus originalius planavimo automatizavimo sprendimus, aptarsime jų praktinį panaudojimą ir naudą įmonei.

1. Standartinės ir nestandartinės produkcijos planų sudarymo skirtumai

 Gamybos planavimas nestandartinių, -pritaikomų klientų poreikiams ir projektinių, gaminių gamyboje, kur dažniausiai gaminami pagal vienetinius klientų užsakymus arba užsakymus mažomis partijomis, smarkiai skiriasi nuo standartinių masinių gaminių gamybos planavimo ir yra daug sudėtingesnis.

 Žinomi gamybos planavimo automatizavimo sprendimai pritaikyti serijinių gaminių planavimui ir nelabai tinka nestandartinei gamybai.

Pav., planuojant masinę gamybą sprendžiami tokie klausimai kaip kiek produkcijos gaminti kad jos nepritrūktų būsimai paklausai patenkinti, kokio dydžio turi būti laikomos sandėlyje medžiagų atsargos.

Tuo tarpu nestandartinės produkcijos atveju tai visiškai neaktualu, nes gamybos planas sudaromas iš klientų užsakymų, kurie gaunami kiekvieną dieną, o medžiagos didžia dalimi perkamos kai gaunamas kliento užsakymas ir tik tada sužinoma kokių medžiagų jam reikia. Turėti sandėliuose visų galimų medžiagų, kurių gali niekada ir neprireikti įmonei neapsimoka.

  Gamybos proceso planavimo problemos standartinėje ir nestandartinėje gamyboje taip pat skiriasi. 

 Standartinės produkcijos gamybos laikai paprastai iš anksto žinomi, apimtys didelės, todėl galima nesunkiai apskaičiuoti ir sudaryti gan pastovius planus kiekvienam darbo centrui, kuriuos kontroliuoti, palyginus, nesunku. Todėl planą galima sudaryti net ir rankiniu būdu Excel programoje arba Ganto kalendoriniuose grafikuose, ranka pažymint kokias užduotis kokiomis savaitėmis ar mėnesiais vykdytas kiekvienas darbo centras, pav., surinkimo konvejeris ar pakavimo linija.

 Tuo tarpu nestandartinėje gamyboje planai pastoviai keičiasi, kartais ne po kelis kartus per dieną dėl skubių užsakymų ir pan., užsakymų labai daug ir jis visi skirtingi, todėl vienais laiko tarpais labiau apkrauti darbu vieni įrengimai, o kitais-kiti. Gamybos siauros vietos keičiasi laike, todėl rankiniais metodais praktiškai neįmanoma gerai suplanuoti gamybą, kad visi darbuotojai būtų užimti tolygiai, o jei ir pavyktų tokį grafiką sudaryti, tai jau kitą dieną reikėtų jį keisti.

Be to, ir kontroliuoti kaip kiekvienas darbo centras vykdo planus, ar nenukrypsta nuo jų ne tik būtų sudėtinga bet ir neturėtų prasmės, nes ne dėl darbininko kaltės planai keičiami atsiradus skubiems užsakymams.

 Dėl aukščiau paminėtų gamybos planavimo sunkumų, mažos ir vidutinės gamybos įmonės, gaminančios nestandartinę produkciją, planavimą vis dar atlieka pusiau rankiniu būdu Excel pagalba.

 Dėl šios ir kitų priežasčių gamybos efektyvumas tokių įmonių 30% ir daugiau procentų mažesnis palyginus su masine gamybą vykdančiomis įmonėmis.

 2. Nestandartinės gamybos planavimo problemos

 Galima išskirti šešias pagrindines nestandartinės gamybos problemas, dėl kurių sunku planuoti gamybą bei ir automatizuoti gamybos planavimą:

1)   Pradinių duomenų reikalingų gamybos planavimui nebuvimas

2)   Skubus užsakymai ir dėl to pastovus planų keitimas

3)   Pastoviai besikeičiantis darbo centrų apkrovimas laike

4)   Sunkumai užregistruoti darbų įvykdymą.

5)   Gamybos proceso planavimas priklauso nuo medžiagų tiekimo, kuris savo ruožtu priklauso nuo gamybos proceso plano

6)   Gamybos proceso planavimas priklauso nuo konstruktorinių ir technologinių darbų planavimo ir atvirkščiai

 Pradinių duomenų trūkumas gamybos planavimui

Jei standartinių gaminių gamyboje iš anksto pagaminamas bandomasis gaminys ir jam išmatuojami gamybos operacijų laikai bei reikalingų gamybai medžiagų kiekiai, tai nestandartinių gaminių gamybos atveju galimybės taip gauti pradinius duomenis planavimui nėra, kadangi jis užsakomas pirmą ir vienintelį kartą.

 Planų keitimas dėl skubių užsakymų

Jei standartinėje gamyboje vieną kartą suplanavus kas bus gaminama, sudaryto plano maksimaliai laikomasi, tai nestandartinėje gamyboje jis dažnai keičiamas gavus skubius klientų užsakymus.

 Skubūs užsakymai atsiranda dėl įvairiausių priežasčių. Už tokių užsakumų gamybą paprastai daugiau mokama, o jei įmonė nesutinka jų atlikti skubiai, tada jie dažniausiai prarandami, nes klientai ieško kitos įmonės, kuri galėtų įvykdyti skubų užsakymą. Todėl gamybos įmonės linkusios priimti tokius užsakymus ir keisti anksčiau priimtų užsakymų gamybos planus.

 Pastoviai besikeičiantis darbo centrų apkrovimas laike

Įmonės, kurios gamina nestandartinę produkciją, gamina daug įvairių gaminių, kurių poreikis laike atsitiktinai kinta priklausomai nuo klientų užsakymų. Kadangi vieniems gaminiams reikia daugiau atlikti vienas gamybos operacijas, o kitiems kitas, tai nevienodai laike užkraunami ir tas operacijas atliekantys įrengimai.

Pav., įmonėje gaminančioje įvairius metalo gaminius vienu metu gali turėti daugiau darbo suvirintojai, o kitu metu,- nuožulnų nuėmėjai, arba dažymo kamera. Tai reiškia kad tam tikromis dienomis gamybos siaura vieta bus suvirintojai, o kiti turės nepakankamai darbo, o kitomis dienomis bus perkauti darbu nuožulnų nuėmėjai. Jei tie svyravimai didelį, gamybos vadovai tai gali nesunkiai pastebėti ir juos sureguliuoti įvairiomis priemonėmis, tačiau esant mažesniems apkrovimo svyravimams, tai sunkiau pastebėti, tuo labiau, kad darbininkai prisitaiko prie tokio svyruojančio apkrovimo sulėtindami savo darbo tempą, jei mato kad kiti darbo centrai nespės pateikti jiems pakankamai darbo.

 Sunkumai užregistruoti darbų įvykdymą

Tam kad gerai planuoti gamybos procesą, reikia turėti informaciją ne tik apie klientų užsakymų neįvykdytas gamybos operacijas bet ir apie įvykdytas. Tačiau užregistruoti gamybos operacijų įvykdymą, kai užsakymų per dieną įvykdoma daug, užima nemažai laiko, todėl tai daryti dažniausiai neapsimoka. Registruojamas tik galutinio produkto įvykdymas, ir tai, dažnai su dideliu pavėlavimu. Todėl, neturint operatyvios informacijos kokias užduotis jau atliko darbo centras, neįmanoma sudaryti aktualų darbų planą.

 Gamybos planavimo sunkumai dėl tiekimo

Kadangi gaminant nestandartinius gaminius medžiagos dažnai jiems užsakomos kai gaunamas kliento užsakymas, tai gamybos terminai priklauso nuo medžiagų pristatymo terminų.

Galima būtų užsisakyti medžiagas, sužinoti jų pristatymo terminus ir tada planuoti gamybą, tačiau yra dvi priežastys kodėl tai ne visada galima.

 Pirmiausia, kai kurie klientai, dar nepateikę užsakymo, nori sužinoti kada įmonė galėtų įvykdyti užsakymą ir tai suplanuoti reikia operatyviai.

  Antra, siekiant taupyti lėšas medžiagoms, tikslinga jas užsakyti tada, kai jos bus reikalingos. Kitaip gali atsitikti taip, kad medžiagos jau pristatytos, tačiau dar neatėjo eilė gaminti užsakymo, nes yra skubesnių užsakymų.

 Todėl medžiagų tiekimo terminus reikia planuoti jau žinant gamybos pradžios terminus, kurie, savo ruožtu, priklauso nuo tiekimo terminų.

 Gamybos planavimo sunkumai susiję su konstruktorinių darbų planavimu

Gaminant masinę produkciją, naujų gaminių konstravimo darbai atliekami prieš pradedant jų gamybą ir nėra tiesiogiai susiję viename procese su užsakymo priėmimų ir jo vykdymu.

Nestandartinėje gamyboje konstravimo darbai yra kliento užsakymo vykdymo proceso dalis, todėl kol nebus paruošta konstruktorinė dokumentacija negalima nei pradėti gaminti nei užsakyti medžiagas.

Todėl nestandartinėje gamyboje planuojant klientų užsakymų gamybos procesą pirmiausia reikalinga suplanuoti konstruktorių darbus. Kadangi dažnai susidaro konstruktorinių darbų eilė, tai kad suplanuoti kuriuos darbus konstruktoriai turi atlikti pirma, reikia žinoti, kuriuos užsakymus ir kada planuojami pradėti gaminti kad visas užsakymas būtų įvykdytas laiku.

 Tai tik dalis nestandartinės gamybos planavimo problemų, tačiau ir iš jų matosi, kodėl taip sunku automatizuoti nestandartinių gaminių gamybą.

  3. Gamybos planavimo automatizavimo sprendimai

 Nestandartinės gamybos planavimo automatizavimas tapo įmanomas tik automatizavus kitus tokių įmonių valdymo procesus:

●     Komercinių pasiūlymų ir užsakymų priėmimo procesą, kuriuo metu įvedus pageidaujamas gaminio technines charakteristikas arba importavus iš skaitmeninio projektavimo programos (CAD) sukonstruoto gaminio techninius duomenis programa sukuria trūkstamus duomenis gamybos valdymui ir planavimui

●     Tiekimo valdymo procesą, iš kurio programa gauna medžiagų tiekimo terminus

●     Gamybos valdymo procesą,(užsakymų perdavimo į darbo centrus vykdymui, įvykdymo patvirtinimo, medžiagų ir pagamintos produkcijos automatinės apskaitos), iš kurio programa gauna duomenis apie įvykdytus darbus ir “sužino” medžiagų likučius sandėliuose

●     Konstruktorinių darbų valdymo procesą, iš kur programa gauna duomenis apie stovinčius eilėje, vykdomus ir įvykdytus konstruktorių darbus.

Automatizavus šiuos procesus sistemoje atsiranda visi reikalingi gamybos planavimui ir operatyviam perplanavimui duomenys, todėl planų sudarymui nereikia rankiniu būdu įvesti kokių nors duomenų.

 Kad efektyviai valdyti gamybą reikalingas ne vienas o keli planai- pirmiausiai ką gaminti, t.y. kokius gaminius ir jiems reikalingus pusgaminius, antra, kada ir su atlikti jų gamybos operacijas.

Panagrinėkime šių planų sudarymo automatizavimo būdus.

 3.1. Produkcijos planų sudarymo automatizavimo sprendimai

 Gamybos planas iš klientų užsakymų

Planą ką ir iki kada reikia pagaminti pavadinkime produkcijos planu. Gaminant pagal klientų užsakymus, iš jų ir sudaromas šis planas. Per programą ruošiant komercinį pasiūlymą ir iš jo patvirtinant užsakymą gamybai automatiškai suformuojamas produkcijos planas.

 Ką gaminti bei iki kada užsako klientas. Tačiau, kadangi įmonės ne visada gali pageidaujamu terminu pagaminti, tai nustatant terminus kartais kyla problemos, kad įmonė gali nespėti pagaminti iki pageidaujamo termino dėl jau laukiančių eilėje užsakymu. Rankiniu būdu nustatyti kada įmonė galės pagaminti naujai gautą užsakymą ir ar nevėluos kiti užsakymai, jei apsiimsime jį pagaminti pageidaujamu trumpu terminu, dažniausiai neįmanoma, todėl neretai vėluojama įvykdyti užsakymus, o tai kelia klientų nepasitenkinimą, kuris pavirsta įmonės nuostoliais.

 Termino nustatymas pagal suplanuota įrengimų apkrovimo kalendorinį grafiką

Padėti nustatyti kada galima bus pagaminti naują užsakymą ir ar nevėluos kiti užsakymai priėmus skubų užsakymą gali padėti gamybos planavimo programa.

Parodydama plane iki kada užimti gamybos įrengimai, programa padeda vadybininkui nuspręsti kada pažadėti klientui kad užsakymas bus įvykdytas.

 Potencialaus užsakymo gamybos termino planavimas

Jei užsakymas skubus ir jį reikia pagaminti iki tam tikros datos, tada komercinio pasiūlymo derinimo metu galima bendrame gamybos plane detaliai jį suplanuoti . Perplanavusi gamybą su nauju potencialiu užsakymu programa parodys grafinėje formoje ar nepradės vėluoti kiti užsakymai.

Jei kiti užsakymai vėluos ir dėl to įmonė gaus baudas, o klientas neutinka nukelti naujo užsakymo termino ir įmonė tada praras šį užsakymą, tada įmonė susiduria su klausimu ką daryti-imti nauja užsakymą ar ne. Nuspręsti ką daryti gali pagelbėti programa,- paskaičiuoti naudingiausią variantą pagal suminį baudų ir papildomo užsakymo pelno kriterijų.

 Gamybos įrengimų laiko rezervavimas potencialiam užsakymui

Planavimo programa gali padėti išspręsti dar vieną problemą, kuri kartais iškyla gamybininkams, kai net ir suplanavus terminą naujo užsakymo derinimo stadijoje reikalinga jam užrezervuoti gamybos resursus, kad kol klientas pas save derina pasiūlymą, jų neužimtų kiti užsakymai ir, kai užsakovas šį užsakymą pagaliau patvirtins, įmonė tikrai pajėgtų atlikti jį laiku.

 Klientų užsakymų apjungimas į gamybos planus pagal regionus

Kai kurias atvejais, kai pagamintą produkciją reikia nuvežti klientams, klientų užsakymų gamyba organizuojama tam tikrais paketais, suteikiant tą patį gamybinį numerį tiems užsakymams, kurie turi būti išvežti viena mašina. Paprastai į tokius paketus apjungiami arba vieno kliento keli užsakymai arba klientų užsakymai,kurie randasi tame pat regione, kad juos būtų pigiau nuvežti kartu. Programa gali padėti sudaryti tokių užsakymų paketų gamybos planą.

 Didelio kiekio kliento užsakytų gaminių skaidymas dalimis

Kartais klientas pateikia didelius užsakymus-daug pozicijų gaminių su dideliais kiekvienos pozicijos kiekiais, tačiau pageidauja,kad užsakymas būtų vykdomas dalimis ir pristatomas skirtingais terminais. Rankiniu būdu išskaidyti tokius užsakymus yra nemažai darbo tuo tarpu programa gali žymiai palengvinti šį darbą ir padėti vesti jų įvykdymo apskaitą.

 Užsakymų skaidymas po vieną gaminio vienetą gamyboje

Jei klientai užsako tam tikrus kiekius kiekvienos užsakymo pozicijos gaminių, o gamyba organizuota taip kad kiekvienas gaminys turi būti gaminamas po vieną (pav. mediniai nameliai), tada programa išskaido kliento užsakymą po vieną vienetą ir parodo gamybos plane, iš kurio galima pasirinkti kiekvieną poziciją ir valdyti jo gamybą.

 3.2. Pusgaminių gamybos planų sudarymo automatizavimo sprendimai

 Jei klientų užsakytų gaminių gamybai pirmiausia reikia pasigaminti pusgaminius, tada programa gali padėti sudaryti pusgaminių gamybos planą.

Sudaryti pusgaminių gamybos planą rankiniu būdu nėra labai paprasta, nes gali prireikti atlikti nemažai skaičiavimų. Tai lengvai gali padaryti gamybos planavimo programa sudarydama pusgaminių planus, kuriuose parodo kokius pusgaminius reikia pagaminti ir kada pradėti jų gamybą, kad klientų užsakymai būtų įvykdyti laiku.

 Pusgaminių planai, priklausomai nuo to ar pusgaminiai standartiniai ar nestandartiniai, vieno lygio ar daugialygiai, ar visas kiekis bus gaminamas iš karto ar ne, sudaromi skirtingai. Panagrinėsime detaliau šiuos variantus.

 Nestandartiniams gaminiams reikalingų nestandartinių pusgaminių plano sudarymas

Gaminant nestandartinius gaminius kai kurie pusgaminiai gali būti irgi nestandartiniai-tinkami tik vienam gaminiui. Todėl jie turi būti gaminami atskirai kiekvienam užsakymui kai tas užsakymas patenka į gamybos planą.

 Nestandartiniams gaminiams reikalingų standartinių pusgaminių planų sudarymas

Kiti pusgaminiai gali tikti keliems gaminiams ir todėl arba gaminami kartu keliems klientų užsakymams arba gali būti pagaminti ir iš anksto. Jei reikalingų klientų užsakymas pusgaminių nėra pagamintų sandėlyje, tada reikalinga paskaičiuoti kiek kokių pusgaminių klientų užsakymams trūksta ir sudaryti jų gamybos planą.

 Sandėlio papildymui pusgaminių gamybos plano sudarymas

Jei tam tikrais laikotarpiais įmonė turi mažiau klientų užsakymų, tada įmonės gamina pusgaminių atsargas būsimiems klientų užsakymams. Programa gali suformuoti tokių pusgaminių gamybos planus naudodamasi nustatytomis sandėlio min ir max normomis, patikrinusi sandėlio likučius ir apskaičiuodama kiek reikia pagaminti kad papildyti atsargas iki reikiamo lygio. Šios normos gali būti įvedamos arba rankiniu būdu, arba programa gali jas prognozuoti remdamasi sukaupta jų panaudojimo statistiką už praeitą laikotarpį.

 Daugialygių pusgaminių gamybos planų sudarymas

Kai kurie sudėtingiems pusgaminiams gali reikti pagaminti kitus pusgaminius, o šiems dar kitus ir t.t.

Todėl apskaičiuoti ir sudaryti jų gamybos planus kai yra daug klientų užsakymų, kuriems reikia šių pusgaminių rankiniais metodais yra nemažas darbas. Tuo tarpu planavimo programa automatiškai gali sudaryti kiekvieno gaminio komplektacijos lygio atskirus gamybos planus, kurie padeda eilės tvarka pradedant nuo žemiausio lygio organizuoti pusgaminių gamybą.

 3.3. Gamybos operacijų planavimo sprendimai ir Ganto grafikai

 Tam kad sužinoti kada kliento užsakymas gali būti įvykdytas bei koks kiekvieno darbo centro užduočių planas, reikalinga sudaryti gamybos operacijų planą. Nestandartinėje vienetinėje gamyboje, vykdomoje pagal klientų užsakymus, sudaryti tokį planą dėl didelės jo apimties (šimtai ir tūkstančiai operacijų) rankiniu būdu praktiškai neįmanoma. Dirbant be detalaus plano neįmanoma gerai paskirstyti užduotis kad darbuotojai būtų tolygiai apkrauti darbu, todėl gamybos resursai neretai prastovi ir tai ir yra pagrindinė priežastis dėl kurios nestandartinės gamybos efektyvumas daug mažesnis kaip masinės gamybos.

  Tačiau gerai suplanuoti gamybos procesus, kai vienu metu vykdomi šimtai užsakymų sudėtingų gaminių, susidedančių iš daugybės pusgaminių ir gamybos operacijų, yra sudėtingas uždavinys net ir programai.

 Kaip rodo mūsų praktika, automatizuojant gamybos proceso planavimą reikalinga įvertinti šiuos faktorius ir išspręsti šias problemas:

1)   Kokia eilės tvarka planuoti užsakymų gamybą

2)   Ar planuoti kad kuo greičiau įvykdyti užsakymus ar priešingai- nevykdyti jų anksčiau negu sutartas su klientų terminas

3)   Įvertinti gaminių struktūrą- kad pirmiau reikia pagaminti žemiausio lygio pusgaminius, po jų aukštesnio lygio ir taip iki galutinio gaminio

4)   Kokia eilės tvarka turi būti vykdomas kiekvieno pusgaminio ir gaminių gamybos operacijos

5)   ar tik tam tikra gamybos operaciją pabaigus visam užsakymo pusgaminių ar gaminių kiekiui planuoti sekančią operaciją ar anksčiau,-pagaminus dalį kiekio

6)   ar iš karto, baigus vieną operaciją, gautiems ruošiniams gali būti vykdoma sekanti operacija, ar reikalinga kurį tai laiką palaukti (pav. kol atvės detalė po kaitinimo)

7)   ar vieno gamybos užsakymo operaciją atlikęs įrengimas iš karto gali būti naudojamas kitam užsakymui ar turi plaukti, kol bus atlikta ant kito įrengimo sekanti operacija (kaip pav., po maišymo operacijos išpilstymo operacija)

8)   koks gamybos įrengimų darbo laikas-nuo kada iki kada jie dirba, kokiomis dienomis, ar galima planuojant keisti įrengimų darbo laiką

9)   ar įrengimas nesugedęs, jei sugedęs kada jį planuojama pataisyti

10) kokie darbuotojai gali (moka) dirbti su kokiais įrengimais

11) kiek laiko reikalinga įrengimui paruošti, kad pradėti vykdyti naują užsakymą

12) ar įrengimo užėmimo laikas įvykdyti tam tikrą operaciją priklauso tiesiogiai nuo užsakymo gaminių kiekio ar ne (kaip pav, dažymas ir pan.)

13) ar yra sandėlyje reikalingų užsakymo gamybai medžiagų ar jų reikia tam tikrą laiką laukti kol jos gali būti atvežtos

14) ar yra jau anksčiau pagaminti sandėlyje reikalingi užsakymo gamybai pusgaminiai ar reikia gaminti ir kokią dalį jei yra ne visi

15) Kada suplanuota baigti atlikti konstravimo darbus, nes tik tada galima pradėti planuoti gamybos procesą

 Taip pat reikalingas kriterijus kada laikyti kad suplanuotas planas geresnis už kitus galimus variantus.

AIVA realizuotas gamybos planavimo modulis įvertina visus aukščiau aprašytus faktorius is suplanuoja užsakymų gamybos procesą pagal kriterijų kad visi esantys tuo metu sistemoje užsakymai būtų pagaminti per trumpiausią laiką ir užsakymai nevėluotų.

 Naudojant šį kriterijų sukurti euristiniai matematiniai algoritmai, kurių pagalba sudaromas optimalus gamybos planas.

 Gamybos planas atsako į šiuos aktualius gamybai klausimus:

1)   kada klientų užsakymai galės būti pagaminti ir ar nevėluos gamybos terminai

2)   kada reikia pradėti ir baigti kiekvieną užsakymo kiekvieną gamybos operaciją ir kokiu įrenginiu (staklėmis)

3)   koks turi būti optimalus kiekvieno įrenginio darbo laiko grafikas.

4)   Kurie įrenginiai ir kurias laikotarpiais bus labiausiai apkrauti, o kurie mažiausiai.

 Gamybos operacijų planavimo rezultatus programa parodo grafiškai. Suformuojamos trys planų formos:

1)    Užsakymų (projektinėje gamyboje Užsakymai dar vadinami Projektais) suplanuotos vykdymo eigos Ganto grafikas,

2)   Kiekvieno darbo centro (įrengimo, staklių) gamybos užsakymų operacijų vykdymo planas

3)   Bendras visų darbo centrų apkrovimo kalendorinis grafikas.

 Visi šie trys grafikai rodo kas suplanuota į priekį nuo šios dienos.

 Automatizuotas gamybos planavimas, net ir esant labai dideliems užsakymų kiekiams, vyksta labai greitai, todėl keičiantis gamybos situacijai planas pastoviai gali būti perplanuojamas. Perplanavimas vyksta kiekvieną kartą atidarant grafiko modulį panaudojant paskutinius atnaujintus duomenys, kurie pastoviai atsinaujina kai atsiranda naujas užsakymas, koks nors darbuotojas įvykdo savo gamybos operaciją ar gaunamos užsakytos medžiagos, ar užpajamuojamas pagamintas pusgaminis ar gaminys.

 Tam kad palyginti ar suplanuotos operacijos buvo atliktos pagal planą, programa suformuoja kalendorinį Ganto grafiką-ataskaitą, kuriame parodo koks buvo pirmą kartą planuojat, o šalia kiekvienai operacijai parodo kada jį buvo atlikta ir per kiek laiko.

 Užsakymų vykdymo Ganto grafikas

Šis grafikas tarnauja gamybos vadovui ar vadybininkams bendram vaizdui susidaryti apie planuojamą užsakymų vykdymą.

 Užsakymų vykdymo Ganto grafike programa parodo visus gamybos užsakymus-kada programa suplanavo juos pradėti ir kada baigti ir ar jie nevėluos.

 Pasirinkus užsakymą, programa parodo kokios medžiagos reikalingos užsakymui pagaminti ir ar jos yra sandėlyje. jei nėra, tai parodo suplanuotą jų tiekimo grafiką.

 Kiekvieną užsakymą galima išskleisti į gaminius ir pažiūrėti kada jie suplanuoti pradėti ir baigti gaminti.

 Toliau, pasirinkus gaminius, galima pažiūrėti kada suplanuota gaminti jų pusgaminius bei pusgaminių pusgaminius..., ir kada suplanuotos gaminių užbaigimo operacijos (pav., surinkimas, pakavimas).

 Analogiškai ir kiekvienam pusgaminių lygyje grafike rodomos suplanuotos pusgaminio gamybos operacijos bei jiems reikalingų pusgaminių gamyba.

 Pasirinkus bet kurią gamybos operaciją, programa parodo ant kokio įrengimo (staklių) suplanuota vykdyti šią operaciją.

  Pasirinkus įrengimą programa parodo to įrengimo suplanuota Ganto kalendorinį grafiką (žr. aprašymą žemiau).

 Darbo centrų (įrengimų, staklių) operacijų planai

Šis grafikas skirtas susipažinti su kiekvieno darbo centro planais.

 Kiekvienam pasirinktam darbo centrui programa parodo suplanuota užsakymų vykdymo eilę, kokius gaminius ir kokias tiems gaminiams operacijas turi atlikti darbo centras ir per kiek laiko. Kalendoriniame grafike programa pavaizduoja kokiomis dienomis ir valandomis operacijos turi būti vykdomas, koks suplanuotas kiekvieno įrengimo darbo laikas,-kada jo darbo pradžia, pabaiga, pertraukos.

Įrengimų darbo planus galima atspausdinti arba eksportuoti į Excel failą.

 Bendras visų darbo centrų apkrovimo kalendorinis grafikas.

Grafike parodomos visi darbo centrai ir jų planuojamas apkrovimas procentais kiekvieną darbo dieną.

Šis grafikas skirtas darbo centrų planuojamo apkrovimo analizei, kad gamybos vadovas, matydamas gamybos siauras vietas, iš anksto galėtų imtis priemonių gamybos pralaidumui padidinti.

 Ši forma taip pat tarnauja tam, kad gamybos vadovas galėtų nurodyti planavimo ir valdymo programai kokie darbuotojai gali su kokiomis staklėmis dirbti.

Bendru atveju galima nurodyti kiekvienoms staklėms po kelis darbuotojus. Tai kad staklėms gali būti nurodoma po kelis darbuotojus mokančius su jomis dirbti panaudojama planavime.

Programa planuodama didinti staklių darbo laiką patikrina ar yra daugiau negu vienas darbuotojas kad pratęsti staklių darbo laiką. Jei vienoms staklėms dėl didelio apkrovimo jį pailgina, tada kitoms sutrumpina, prieš tai patikrinusi ar bus darbuotojas, kuris galės dirbti su staklėmis jei bus prailgintas jų darbo laikas ir kad bendras darbo valandų skaičius neviršytų įstatymo numatytą skaičių per mėnesį.

 

 4. Planavimo rezultatų panaudojimas automatizuotam gamybos valdymui

 Programos pagalba suplanuotas detalus,- iki operacijų lygio, gamybos planas sudaro prielaidas pilnai automatizuoti gamybos valdymą, kai užduotis kokias medžiagas ir kada perduoti kokio užsakymo gamybai, ką ir kada gaminti bei kurioje darbo vietoje, darbuotojai gauna ne iš gamybos vadovų, meistrų ir pan, o iš programos.

 Medžiagų perdavimas į gamybą

Darbuotojas atsakingas už medžiagų perdavimą į gamybos vietas, prisijungęs prie programos mato kada,- kokią dieną ir valandą, kokio užsakymo gaminiai ar pusgaminiai suplanuoti pradėti gaminti.

Atėjus laikui, darbuotojas pasirenka užsakymą, o programa parodo kokias medžiagas ar (ir) pusgaminius reikia perduoti užsakymo gamybai ir kur jie yra padėti sandėlyje.

Pastaba. Jei programa rodo kad šiandien suplanuota užsakymo gamybos pradžia, reiškia tam užsakymui medžiagos yra sandėlyje, kitaip programa perplanuotų užsakymo gamybos pradžią kitai dienai. 

Surinkęs medžiagas, jis patvirtiną jų perdavimą iš sandėlio į gamybą ir pristato į gamybos vietą.

 Gamybos operacijų valdymas

Kai darbuotojas gamybos terminale prisiregistruoja, programa identifikuoja koks tai darbuotojas, su kokiomis staklėmis jis gali dirbti, koks šiuo metu stovi eilėje pirmas darbas ir parodo darbuotojui ekrane gamybos užduotį.

 Darbuotojas vienu paspaudimu ekrane pasirenka užduotį, o programa užregistruoja kada užduotis pradėta, kas ją pradėjo ir pradeda skaičiuoti gamybos laiką.

 Darbuotojas pabaigęs užduotį vėl prisiregistruoja terminale ir užduotyje patvirtina pabaigą, bei įveda pagamintų gaminių skaičių.

Programa užregistruoja kada baigta gamybos operacija (arba kada prasidėjo pertrauka), kiek truko operacija, apskaičiuoja atlyginimą darbuotojui už atliktą užduotį, užpajamuoja ruošinius, jei tai ne paskutinė operacija, arba pusgaminius ar gaminius, jei tai buvo paskutinė operacija, bei automatiškai nurašo panaudotas medžiagas į užsakymo savikainą.

Jei darbuotojas įvedė, kad atlikdamas savo gamybos operaciją jis pagamino visą užsakymo kiekį, programa jam parodo vykdymui sekantį suplanuotą užsakymą.

 5. Planavimo automatizuotų sprendimų naudos vertinimas įmonei

  Gamybos planavimo automatizavimas duoda didžiausią ekonominę nauda įmonei palyginus su kitų funkcijų automatizavimu, kadangi gamybos resursai-staklės, darbininkai, patalpos, elektra, sudaro didžiąją įmonės išlaidų dalį.

Kaip jau rašėme šiame straipsnyje aukščiau, dėl nestandartinės gamybos darbo specifikos nemažai laiko šie resursai prastovi.

 5.1. Išlaidų ekonomija

 Resursų taupymas ir mažesnė produkcijos savikaina

Gamybos planavimo programa turėdama duomenis realiu laiku gali apskaičiuoti ir suplanuoti tokį gamybos planą, kad resursai kuo mažiau prastovėtų, bei pateikti pagal šį planą užduotis darbininkams vykdyti realiu laiku. O tai leidžia sumažinti tas nelabai matomas darbuotojų prastovas, kai jie neturėdami pakankamai darbo, jį imituoja.

 Mūsų daryti eksperimentai parodė kad programa gali taip suplanuoti gamybą, kad visi turimi klientų užsakymai būtų pagaminti per 20% trumpesni laiką, o tai reiškia pačios gamybos, neskaitant medžiagų, savikainos sumažėjimą tokiu pat dalimi.

Suprantama, kad kuo daugiau užsakymų atlieka įmonė ir kuo daugiau jį turi resursų, tuo planavimo ekonominis efektas bus didesnis.

 Valdymo personalo darbo laiko taupymas

Kitas ekonomijos šaltinis yra gamybos valdymo personalo darbo laiko ekonomija. Kadangi planavimas pilnai automatizuotas, tai tiek laiko, kiek anksčiau užimdavo rankinis planavimas, tiek laiko atsilaisvins ji automatizavus. Nors šiuo atveju atlyginimų nesutaupysime, nes gamybos vadovai yra reikalingi dėl daugelio funkcijų, tačiau jiems liks daugiau laiko spręsti kitas gamybos valdymo problemas, kas padidins gamybos efektyvumą.

 Išlaidos medžiagų sandėliavimui

Kadangi programa gan tiksliai suplanuos kada reikia medžiagų užsakymų vykdymui, tai galėsite jas užsakyti žymiai anksčiau ir  suplanuotam užsakymų gamybos pradžios terminui, todėl didesnė tikimybė kad medžiagas nupirksite pigiau ir mažiau jos prastovės sandėlyje laukdamos užsakymų, kuriems jos buvo užsakytos, gamybos pradžios

 5.2. Kita nauda

 Automatizavus gaunama ir kita nauda, kurią gal sunkiau išreikšti ekonominiais rodikliais.

Pirmiausia, dėl tikslesnio planavimo ir geresnės terminų laikymosi kontrolės geresni santykiai su klientais, o tai neretai atsiliepia į didesnius jų užsakymus.

 Geresnis darbų planavimas atsilieps ir ir darbininkų darbo efektyvumą ir, tuo pačiu, į jų atlyginimų padidėjimą.

Daugiau apie gamybos planavimo automatizavimą

 

Nestandartinės gamybos proceso sumani planavimo sistema

Gamybos planavimas sunkus ir sudėtingas daug laiko reikalaujantis procesas, kuri praktiškai neįmanoma gerai atlikti rankiniu būdu naudojant tokias primityvias priemones kaip Excel lentelės. Todėl paprastai gamybos įmonėse planuojama tik užsakymų vykdymo tvarka, dažniausiai pagal principą- anksčiau gautas užsakymas anksčiau pradedamas ir vykdyti. Klientų užsakymų gamybos terminai  paprastai nustatomi apytikriai-dažniausiai prie registracijos datos pridedant tam tikrą dienų skaičių- dažniausiai mėnesį.

Planuojant rankiniu būdu negalima efektyviai suplanuoti įrengimų ir darbo  panaudojimo, bei medžiagų , reikalingų planuojamų užsakymų vykdymui, tiekimo terminų.

Šias problemas išsprendžia AIVA Gamybos planavimo modulis, kuris automatiškai paskaičiuoja ir suformuoja gamybos planą ir jį parodo akivaizdžia suprantama kiekvienam forma,- Ganto kalendoriniu grafiku.

Gamybos grafiką programa sudaro iš klientų užsakymų duomenų, kurie formuojami per CRM ir e-komercijos sistemas, todėl grafikui sudaryti nereikia papildomai įvedinėti duomenis į programą.

Programos pagalba galima planuoti tiek standartinių tiek įvairaus sudėtingumo nestandartinių gaminių gamybą.

Bet koks gamybos planas iš karto taptų netinkamas, jei jame nebūtų atspindima užsakymų gamybos operacijų įvykdymas. Rankiniu būdu tai padaryti būtų gan sunku, ypač jei gamybos mastai nemaži.  Gamybos procesų valdymo  programoje duomenys apie gamybinių operacijų įvykdymą į gamybos planą patenka automatiškai skenuojant gamybos paskyras arba registruojant jų įvykdymą per liečiamą ekraną. Tai vykdo patys darbininkai pradėję ir atlikę operacijas.

Gamybos planą programa paskaičiuoja ir suformuoja įvertindama sutartus su klientų užsakymų įvykdymo terminus. Naujiems užsakymams programa parodo, kada jis gali būti įvykdytas įvertinant jau gaminamų užsakymų gamybos tos dienos situaciją.

Paskaičiavusi gamybos planą programa suformuoja trys kalendorinius grafikus Ganto diagramos forma:

• Užsakymų, gaminių ir operacijų vykdymo grafiką
• Staklių darbo grafiką
• Medžiagų tiekimo grafiką

Užsakymų, gaminių ir gamybos operacijų grafikas

Paprastesniems gaminiams programa gamybos grafike suplanuoja ir parodo užsakymo, gaminio ir  kiekvienos operacijos vykdymo pradžios ir pabaigos terminus bei trukmę. Sudėtingesniems gaminiams,- dar ir mazgų bei detalių gamybos eilę bei terminus.

Suplanuoti gamybinių operacijų pradžios terminai  įrašomi į duomenų bazę ir parodomi atitinkamame gamybinių operacijų vykdymo sąraše, iš kurio formuojamos  kiekvienos dienos paskyros gamybai.

Staklių darbo grafikas

Planuodama gamybos operacijų atlikimą, programa įvertina ar užimtas įrengimas reikalingas tai operacijai atlikti. Programa suformuoja ir parodo ir kiekvienam įrengimui kokius užsakymus jis turi vykdyti  valandomis, savaitėmis ir mėnesiais.

Rankiniu būdu, pelės pagalba stumdant užsakymus, galima pasirinktiems brangiausiems įrengimams perplanuoti gamybos grafiką  tam, kad šie įrengimai būtų maksimaliai užkrauti.

Medžiagų tiekimo grafikas.

Trečias grafikas, kuri programa suformuoja iš bendro gamybos plano-tai medžiagų tiekimo grafikas. Planuodama gamybinių operacijų grafiką, programa įvertina ar yra sandėlyje toms operacijoms atlikti reikalingos medžiagos.  Jei medžiagų sandėlyje nėra pakankamai, programa įvertina per kiek dienų tiekėjai jas gali pristatyti ir pagal tai toliau planuoja operacijų vykdymą.  Iš šių duomenų  programa suplanuoja ir medžiagų tiekimo grafiką, kuriame parodo kada turi būti pristatytos užsakymų vykdymui reikalingos trūkstamos medžiagos.

Gamybos plano grafiko modulis  padės Jums efektyviau suplanuoti gamybą, geriau panaudoti įrengimus, optimizuos medžiagų tiekimą, kad jos atvyktų tada kada jų reikės, o ne kauptųsi sandėliuose, sumažins darbo sąnaudas gamybos planavimui ir vykdymo kontrolei.

Gamybos „kakliukų“ nustatymas iš staklių užimtumo grafiko

Gamyboje, ypač gaminant nestandartinius užsakymus, staklių užimtumas visą laiką keičiasi, priklausomai nuo to, kokie gaunami klientų užsakymai gamybai. Dažnai atsitinka, kad ne visos staklės turės užsakymų vienodai-vienos bus užimtos mažai, o kitos toli į priekį. Labiausiai užimtos staklės  nukels užsakymų įvykdymo terminus. Neturint gamybos valdymo programos sunku apskaičiuoti ir įvertinti kiek kurios staklės turi darbo. Tai žinant būtų galima imtis priemonių-pav., labiausiai apkrautoms staklėms piko periodais  prailginti darbo valandas ir pan.

Gamybos planavimo programa automatiškai suformuoja staklių užimtumo  grafiką  kiekvieną kartą jį atidarant ir  parodo iki kurios dienos staklės turi darbo.

Staklių užimtumo grafikas  leidžia operatyviai pamatyti susidarančius „butelio kakliukus“ ir laiku imtis priemonių juos pašalinti.

Gamybos valdymo automatizavimo sprendimai ir nauda

Daugelyje įmonių gamybos valdymo funkcijos mažai automatizuotos,-dažniausiai užsakymų priėmimui ir gamybos planavimui  naudojama Excel programa, o buhalterinės  programos pagalba vykdomas medžiagų nurašymas standartiniams gaminiams ir gaminių apskaita. Tokios IT priemonės gamybos valdymui mažai padeda, kadangi sudėtinga suplanuoti ir perplanuoti užsakymų vykdymą, daug darbo reikalauja gamybos duomenų daugkartinis perrašymas, dėl to gaištamas laikas, atsiranda duomenų perrašymo klaidos kas iššaukia klaidas gamyboje, neefektyviai išnaudojami įrengimai ir darbo resursai, ne laiku užsakomos medžiagos arba laikomos per didelės jų atsargos.

Ypač šios problemos aktualios nestandartinių gaminių gamyboje.  Tokių gaminių gamybą skiriasi kiekvienam klientų užsakymui, todėl kiekvienam užsakymui turi būti skirtingai parenkamos ir paskaičiuojamos medžiagos bei gaminių komplektacija, pasirenkamos bei įvertinamos gamybinių operacijų trukmės. Tai labai apsunkina gamybos planavimą, negalima pasinaudoti iš anksto aprašytomis gaminio technologinėmis kortelėmis, - jos turi būti sukuriamos dinamiškai, kas reikalauja nemažai darbo sąnaudų.

Šių bėdų galima išvengti įdiegus gamybos procesų valdymo sistemą, kurios pavyzdžiu gali būti lietuviška programa AIVA 9001 (http://www.aiva.lt/Sprendimai-gamybinems-imonems/lt ).

Tokios sistemos pagalba automatizuojami šie gamybos valdymo procesai:

• Gamybos planavimas,-programa iš klientų ir vidinių įmonės  užsakymų  paskaičiuoja ir sudaro gamybos Ganto kalendorinį planą gamybinių operacijų, staklių apkrovimo ir medžiagų tiekimo pjūviais, bei parodo kaip vykdomas gamybos planas;
• Užsakymų valdymas,- programa suformuoja gamybos užsakymų sąrašą, patikrina ar yra sandėliuose  visos reikalingos medžiagos, išskaido sudėtingų gaminių užsakymus į dalinius užsakymus  gaminio dalių, mazgų gamybai, bei viso gaminio surinkimui ir kt.
• Užsakomų gaminių, kurie gaminami perdirbant žaliavas  gamybos valdymas,- programa pati suformuoja paskyras su medžiagų poreikių užsakymo įvykdymui  perkėlimui iš sandėlių į gamybą, suformuoja paskyras užsakymo gamybinių vykdymui, kurias skenuojant  užregistruoja operacijų atlikimo laikus bei automatiškai užpajamuoja ruošinius ir gaminius , nurašo medžiagas, vykdo medžiagų, gaminių, gamybinių operacijų  apskaitą;
• Komplektuojamų gaminių gamybos valdymas,- programa išskaido užsakytus gaminius į sudedamąsias dalis,- mazgus, detales ir suformuoja iš jų gamybinius užsakymus šių sudedamųjų dalių gamybai, kiekvienai sudedamajai daliai ir visam gaminiui suformuoja paskyras medžiagų, detalių ir mazgų perkėlimui iš sandėlių į gamybą, suformuoja paskyras su brūkšniniais kodais sudedamųjų dalių gamybinėms  operacijoms su jų vykdymo laikų įvertinamais, paskyros skenavimo metu užregistruoja kada pradėta ir baigta kiekviena gamybinė operacija, paskaičiuoja jos faktinę trukmę, užregistruoja kas atliko operacija, automatiškai užpajamuoja ruošinius , pagamintas sudedamąsias dalis ir visą gaminį, bei automatiškai nurašo medžiagas detalėms, detales, medžiagas  ir pomazgius mazgams, bei detales medžiagas ir mazgus gaminiams, vykdo jų sandėlio bei buhalterinę apskaitą
• Gaminių remonto valdymas  programa suformuoja paskyras su brūkšniniais kodais remonto gamybinių operacijų vykdymui, registruoja skenuojant jų įvykdymą, automatiškai nurašo  remontuojama gaminį ir užpajamuoja atremontuotą, vykdo gaminių, operacijų apskaitą.

Žemiau parodyta supaprastinta automatizuotos gamybos procesų valdymo sistemos funkcionavimo schema .

Paprastai gamybos procesų valdymo sistema yra įmonės verslo valdymo sistemos (VVS) dalis, kurioje gamybos valdymo posistemė tampriai sąveikauja su kitomis VVS dalimis,- užsakymai gamybai gaunami iš VVS klientų valdymo posistemės (CRM), užsakymai trūkstamoms  medžiagoms perduodami į tiekimo valdymo posistemę, duomenys apie darbininkų atliktas operacijas perduodami į atlyginimų paskaičiavimo posistemę, duomenys apie  panaudotų medžiagų, užpajamuotų gaminių kainas perduodami į buhalterinės apskaitos posistemę.

Nors daugelis VVS kūrėjų deklaruoja, kad jų VVS sudėtyje yra  gamybos valdymo posistemė, tačiau tik nedaugelis iš jų turi išvystytą gamybos procesų valdymo sistemą, pritaikytą ne tik serijinei gamybai, bet ir nestandartinių gaminių gamybai.  Tokių VVS pavyzdžiais gali būti gerai žinomos užsienio VVS: SAP, AXAPTA, QAD, ORACLE ir kt. , lietuviška VVS- AIVA 9001.  

Kokia ekonominę naudą gali duoti įmonei automatizuotos  gamybos procesų valdymo sistemos įdiegimas: 

1. Geriau planuojami ir panaudojami įmonės resursai: medžiagos- mažiau reikia atsargų ir darbo jėgos - mažiau prastovų, todėl mažiau reikia finansinių resursų medžiagų pirkimui ir darbininkų darbo užmokesčiui.
2. Kadangi gamybos valdymo operacijos sutapatintos su apskaitos operacijomis, gamybos apskaitai tampa nereikalingi apskaitos darbuotojai, padidėja darbo našumas, mažesnės išlaidos darbo užmokesčiui.
3. Kadangi visos valdymo operacijos vykdomos automatiškai, be naujų duomenų įvedimo, todėl užsakymai vykdomi greičiau ir be klaidų  kurios atsiranda perrašant informaciją rankiniu būdu.
4. Taupomas laikas valdymui užsakomų pagal klientų pageidavimus gaminių gamyboje, kadangi programa automatiškai parenka ir apskaito visas reikalingas užsakymo vykdymui komplektuojančias dalis ir medžiagas bei gamybines operacijas.
5. Gamybos procesų automatizavimas duoda nauda ir kituose įmonės valdymo srityse,-komercijos skyrius realume laike gali kontroliuoti kaip vykdomi jų užsakymai, todėl gali geriau aptarnauti klientus, tiekimo skyriui automatiškai suformuojami medžiagų užsakymai su nurodytomis tiekimo datomis, todėl sumažėja darbo sąnaudos tiekimui, finansų skyrius realiame laike gali sekti išlaidas ir matyti pelną, personalo skyriui nebereikia įvedinėti duomenų darbininkų darbo užmokesčiui paskaičiuoti nuo atliktų gamybinių operacijų, sandėliui sumažėja darbo medžiagų išdavimo valdymui ir gaminių pajamavimui.robert@aiva.lt

Kontaktų su klientais valdymo funkcijų automatizavimas

Panagrinėsime kokiu būdu gali būti automatizuojami kontaktų su klientas vykdymo procesai  ir kokią tai neša naudą įmonei, įsidiegusiai CRM sistemą.

Pirmiausia, pateiksime savo  sudarytą automatizuojamų CRM sistemose kontaktų su klientais klasifikaciją, iš kurios taps aiškiau šių sistemų galimybės.

1. Kontaktų su klientais klasifikacija CRM sistemose

1. Klientų paieškos stadijoje

• Naujienlaiškių siuntimas:
• Kainininkų (pilno, pagal prekių grupes, išparduodamų prekių) formavimas ir siuntimas
• Naujų prekių ir paslaugų aprašymų siuntimas
• Prekių ar paslaugų pardavimo akcijų siuntimas

2. Pardavimo stadijoje

•  Kliento užklausimo registravimas
• rankiniu būdu,- su automatiniu numerio suteikimu užklausimui, kliento atsiųstų failų įkėlimo, jo atsiųsto užklausimo numerio įvedimu, užklausimo aprašymo įvedimu
• per interneto svetainę,- su automatiniu atgalinio planuojamo kontakto sukūrimu
• Skambinimas klientui su numerio surinkimu, imant telefono numerį iš klientų duomenų bazės, skambučio pradžios ir pabaigos registravimas bei poklabio trukmės paskaičiavimas
• Kliento skambučio registravimas, parodant iš klientų duomenų bazės kas skambina, skambučio pražios ir pabaigos registravimas bei trukmės paskaičiavimas
• laiškų elektroniniu paštu siuntimas, automatiškai pasirenkant iš klientų duomenų bazės kliento el. pašto adresą ir užregistruojant laiško išsiuntimą, bei jį susiejant su kliento užklausa
• gautų iš klientų el. pašto laiškų automatinis registravimas susiejant su klientų, jau esančių duomenų bazėje ir su iš jo užregistruota užklausa
• Susitikimas su klientu, automatiškai primenant apie artėjantį susitikimą
• Komercinio pasiūlymo suformavimas ir siuntimas
• prekių, paslaugų, gaminių pasirinkimas su sutartomis su klientu kainomis (jei iš anksto buvo numatytas klientui kainų lygis ar nuolaidos ar specialios tik jam skirtos kainos)
• užsakomų paslaugų ir gaminių kliento pageidaujamų parametrų įvedimas ar pasirinkimas, bei kainos paskaičiavimas
• Sutarties suformavimas ir  siuntimas el. paštu
• Sąskaitos išankstiniam mokėjimui siuntimas
• Užsakymo priėmimas:
• per vadybininką, kai buvo siųstas komercinis pasiūlymas, performinant komercinį pasiūlymą į užsakymą
• per vadybininką iš karto be komercinio pasiūlymo, pvz. paslaugai ar kai iš anksto su klientu yra sutartos kainos
• per interneto e-komercijos sistemą
• Užsakymo patvirtinimo siuntimas el. paštu klientui
• Avansinio apmokėjimo registravimas kliento užsakymui:
• rankinis sumos įvedimas kliento užsakymui
• automatinis , apmokant avansu už prekes ar paslaugas, per interneto svetainės e-komercijos sistemą

         1.3.  Užsakymo vykdymo stadijoje

• Darbų atlikimo akto kliento užsakymui automatinis suformavimas ir siuntimas el. paštu
• kliento užsakymo apmokėjimo įvedimas:
• per vadybininką- įvedant gautą sumą pasirinktam užsakymui su galimybe atspausdinti patvirtinantį dokumentą - kasos aparato čekį, pinigų priėmimo orderį
• automatiškai-importuojant kliento apmokėjimo failą iš banko ir programiškai paskirstant apmokėjimus klientų užsakymams
• Prekių važtaraščio kliento užsakymui automatinis suformavimas ir  siuntimas
• PVM sąskaitos- faktūros siuntimas

         1.4.  Po pardaviminėje stadijoje

• Kliento nusiskundimo pirkta preke ar paslauga registravimas dėl jos neatitikties:
• per vadybininką, pasirenkant kliento nupirktą prekę ar paslaugą iš duomenų bazės
• per interneto svetainę, klientui savarankiškai pasirenkant jo nupirktą prekę ar užsakymą
• Kliento pirktos prekės grąžinimo registravimas
• Periodinis kliento nupirktos įrangos  aptarnavimas, automatiškai suformuojant paskyrą aptarnavimo darbams  
• Periodinis automatinis PVM sąskaitų- faktūrų suformavimas už aptarnavimo ar nuomos paslaugas ir išsiuntimas el.paštu.

Prieš vykdant šiuos veiksmus reikalinga juos suplanuoti, o atlikus,- išanalizuoti rezultatus. Todėl CRM sistema , kad palengvinti vadybininkų darbo su klientais visą procesą, turi automatizuoti:

1. Veiksmų su klientais planavimo
2. Veiksmų vykdymo
3. Įvykdytų veiksmų analizės

funkcijas.

Nesuklysime teigdami, kad ko daugiau veiksmų su klientais ir funkcijų automatzuoja CRM sistema tuo ji efektyvesnė.

Remadamiesi žinomų  CRM sistemų analize sudarysime jų  klasifikacija  pagal automatizuojamas funkcijas

Kai kurios CRM sistemos  gali apimti kelias ir parodytų schemoje funkcijas.

Pagrindiniai CRM sistemų efektyvumo šaltiniai, mūsų nuomone, yra šie:

• vadybininkų laiko ekonomija, kas leidžia sumažinti įmonės valdymo išlaidas
• duomenų kaupimas ir panaudojimas kitoms verslo valdymo funkcijoms automatizuoti, taip sumažinant gaištamą darbuotojų laiką šių funkcijų atlikimui :
• informacijos suvedimui, pvz. gauto kliento užsakymo į gamybą
• informacijos paieškai
• informacijos perdavimui kitiems darbuotojams
• geresnis klientų aptarnavimas, išmatuojamas:
• trumpesniu aptarnavimo laiku
• išsamesne pateikiama informacija
• kliento pasitenkinimu.
• Pardavimų padidėjimas, dėl papildomai gautos informacijos

Žemiau panagrinėsime efektyviausias CRM funkcijas, kurios duoda didžiausią naudą  įmonei

3.  Naujienlaiškių siuntimo automatizavimo CRM sistemoje efektyvumas

Tinkamai naudojant, naujienlaiškių siuntimo automatizavimas CRM sistemos pagalba  gali teigiamai paveikti visus, minėtus  pirmoje straipsnio dalyje,  efektyvumo  rodiklius.  Tinkamumas čia suprantamas kaip naujienlaiškių siuntimas tiems klientams, kuriems tai gali būti įdomu. Priešingu atveju sukelsite tik klientų nepasitenkinimą.

Naujienlaiškių siuntimo automatizuota sistema leis atrinkti klientus, kurie yra suinteresuoti siunčiama informacija, pvz., įmonės partneriai, kurie perparduoda jos prekes ir kuriems reikia gauti prekių kainynus, pasikeitus prekių kainoms.

Vadybininkai naudodamiesi CRM sistema sutaupys labai daug laiko naujienlaiškių suformavimui, suinteresuotu šiuo naujienlaiškių klientų atrinkimui, bei individualizuotų kiekvienam klientui laiškų išsiuntimu.

Naujienlaiškio informacija apie prekes gali būti imama iš interneto svetainės elektroninės parduotuvės, todėl klientas peržiūrėdamas siunčiamos naujienlaiškyje prekės aprašymą interneto svetainėje, gali susidomėti ir kitomis šios įmonės prekėmis. Todėl yra nemaža tikimybė, kad klientai nupirks daugiau prekių. Tai sąlygos ne tik papildomos informacijos pateikimas naujienlaiškyje, bet ir kitų prekių ar paslaugų pamatymas interneto svetainėje.

Peržiūrėdami naujienlaiškyje prekės aprašymą, klientai gali iš karto užsakyti prekę, ją apmokėdami interneto svetainėje, arba automatiškai užregistruoti užklausą, kuri papuls į atsakingo vadybininko darbų planą su suplanuotu sekančiu kontaktu, užregistravusiu paklausimą klientu. Taip bus neprarandamas kontaktas, taupomas vadybininko, dirbančio su klientų paklausimais laikas, jam primenama būtinybė susisiekti su klientu. Toks greitas ir efektyvus reagavimas tik sustiprins kliento pasitikėjimą įmone ir pasitenkinimą.

1.      Siųsdami suinteresuotiems potencialiems klientams naujienlaiškius apie Jūsų prekes ir paslaugas rasite naujų klientų ir taip padidinsite pardavimus

2.      Siųsdami esamiems klientams naujienlaiškius supažindinsite juos su naujomis prekėmis ir paslaugomis ir taip padidinsite užsakymų iš esamų klientų apimtis

3.       E- marketingo modulis naujienlaiškių formavimui naudoja tą pačią prekių katalogo duomenų bazę, kaip ir elektroninė parduotuvė, bei Komercinių pasiūlymų ruošimo modulis, todėl naujienlaiškių apie prekes suformavimui reikia žymiai mažiau laiko, negu tai darant su kitomis programomis

4.      Iš naujienlaiškio klientas iš karto gali užsisakyti patikusią prekę arba užregistruoti paklausimą CRM sistemoje, todėl yra daug didesnė tikimybė, kad naudojant AIVA E-marketingo programa klientas nupirks iš Jūsų prekes ir paslaugas

5.      Naudodami AIVA E-marketingo modulį galite parodyti papildomą dėmesį klientams taip stiprindamas su jais ryšius,-atspausdinti adresus ant vokų šventiniams pasveikinimams, suformuoti ir išsiųsti  jiems reikalingus kainynus.

2. Klientų užklausimų registracija ir veiksmų planavimas

Klientų užklausimų registracija CRM sistemoje padeda sukuti potencialių klientų duomenų bazę, o veiksmų su užklausimų planavimas padeda jų nepamiršti ir su didesne tikymybe užbaigti juos pardavimais.

1. Visi esami ir potencialūs klientai registruojami  vieningoje duomenų bazėje, kuria gali naudotis visi įmonės vadybininkai ir greičiau surasti informaciją.

2. Kiekvienam paklausimui planuojami tolimesni darbo su paklausimu veiksmai, iš kurių programa automatiškai sudaro kiekvienam vadybininkui darbo planą, automatiškai primena apie artėjančius jų įvykdymo terminus, todėl darbas su  klientais tampa efektyvesnis

3.Vadybininkams nebereikia rašyti savo darbo su klientais ataskaitų, nes programa automatiškai suformuoja tokią ataskaitą matoma vadovams.

4. Visi esamų ir potencialių klientų paklausimai registruojami duomenų bazėje, todėl jie nepradingsta darbuotojui išėjus iš darbo, ar dėl neapsižiūrėjimo

5. Programa "primena" apie klientų paklausimus ir suplanuotus veiksmus su jais , todėl daugiau klientų paklausimų užbaigiami sėkmingai

6. Galimas komandinis darbas aptarnaujant klientų paklausimus  per CRM perduodant užduotis kitiems vadybininkams, todėl klientai bus aptarnaujami greičiau

Komercinių  pasiūlymų, sutarčių ir sąskaitų  ruošimo ir siuntimo automatizacija

Viena iš svarbiausių CRM funkcijų, kurios duoda daugiausia naudos, yra dokumentų,- komercinių pasiūlymų, sutarčių, sąskaitų, ruošimo ir siuntimo automatizavimas.

Šių dokumentų ruošimui naudojamas prekių ir paslaugų katalogas  bei klientų duomenų bazė.

Automatizavus dokumentų siunčiamų klientams ruošimo ir siuntimo procesą, gaunama šį nauda:

1.Taupomas vadybininko laikas, kainos paskaičiavimui,  komercinių pasiūlymų paruošimui ir išsiuntimui, nes j pasiūlymą ruošiant nereikia įvesti informacijos, o galima paimti iš prekių ir paslaugų aprašymų duomenų bazės. Komerciniai pasiūlymai gerai iliustruoti, todėl patrauklesni klientui. Peržiūrėdamas komercinio pasiūlymo prekes klientas patenka į įmonės interneto svetainę, todėl yra tikimybė,kad jis pasirinks ir kitas prekes.

2. Programa padeda vadybininkui pasirinkti galimus prekės komplektavimo  variantus, įvęsti gaminio ar paslaugos parametrus, kurių pageidauja klientai ir nuo jų paskaičuoti prekės kainą, todėl  sumažėja klaidos tikimybė, kad vadybininkas parinks ne tą komplektaciją ar medžiagas, neteisingai parinks gamybos operacijas ir neteisingai paskaičiuos gaminio ar paslaugos kainą

3. Priimant užsakymus iš užsienio eksportui, vadybininkui nebūtina žinoti kalbą, kad paruošti tos šalies kaba pasiūlymą- vadybininkas pasiūlymą gali ruošti lietuviškai, o programa automatiškai išvers pasiūlymą į kliento šalies kalbą.

4. Komercijos vadovams programa leidžia lengvai kontroliuoti pardavimo vadybininkų darbą, net jei jie dirba ne vienoje vietoje-matyti kokius ir kaip jie yra paruošę pasiūlymus, sekti vykdymo terminus, kas dieną gauti pardavimų statistiką.

5. Visi komerciniai pasiūlymai, sąskaitos išankstiniam mokėjimui, sutartys  kaupiamos vienoje duomenų bazėje, todėl jas lengviau galima surasti net ir išėjus vadybininkui iš darbo, bei sužinoti visą informaciją apie visus kontaktus su klientais

 6. Kadangi visi vadybininkai naudoja tą pačią prekių katalogo duomenų bazę, todėl lengva pranešti apie naujas prekes, pardavimo nuolaidas ir akcijas

7. Iš komercinių pasiūlymų lengvai suformuojami kiti dokumentai,-sąskaitos išankstiniam mokėjimui, sutartys, PVM sąskaitos faktūros, todėl taupomas laikas šių dokumentų paruošimui

8. Visi komerciniai pasiūlymai ir sutartys automatiškai kaupiami duomenų bazėje, todėl nereikia gaišti laiko jų archyvavimui ir paieškai

9. Naudojant Komercijos modulį su kitais AIVA 9001 programos moduliais, iš komercinių pasiūlymų suformuojami užsakymai trūkstamų prekių tiekimui, užsakymai gamybai, užsakymai darbų vykdymui, bei užsakymai sandėliui prekių išdavimui, todėl sumažėja darbo kituose padaliniuose užsakymų įvedimui, sutrumpėja užsakymų perdavimo vykdymui laikas, nebelieka vietos klaidoms

10. Iš suformuotų komercinių pasiūlymų ir sutarčių duomenų programa automatiškai suformuoja įvairias ataskaitas, todėl specialiai ataskaitoms nebereikia įvedinėti duomenų, kaip tai daroma kai kuriuose CRM sistemose

11. Kadangi vadybininkai ruošia visus pasiūlymus programos pagalba, todėl jei vadybininkas išeina iš darbo ar atostogauti, kitam vadybininkui labai lengva pratęsti darbą su išėjusio vadybininko klientais, nedingsta ankstesnis įdirbis su klientu, neprarandami klientai

12.  Programa automatiškai paskaičiuoja vadybininkams atlyginimus (premijas) nuo jų atliktų pardavimų apimties ar pelno, todėl nesunku įdiegti įmonėje asmeninio skatinimo nuo darbo rezultatų sistemą

Vadybininkų darbo automatizavimas Komercijos modulio pagalba leidžia iki kelių kartų sutaupyti jų laiką informacijos paieškai, komercinių pasiūlymų, sutarčių, sąskaitų ruošimui, užsakymų perdavimui vykdymui bei ataskaitų ruošimui, todėl vien sutaupytas darbo užmokestis greitai atperka programos įsigijimo kaštus.

Dr. Robertas Šertvytis

AIVA SISTEMA

Generalinis direktorius

wwww.aiva.lt